Prokrastinering: Er du bevisst dine interne og eksterne tidstyver?

Prokrastinering eller utsettelsesatferd er å utsette et arbeid, en beslutning eller noe annet som man har bestemt seg for å gjøre. Utsettelsen skjer selv om personen vet at det er uheldig for en selv. Prokrastinering skjer gjerne når arbeidsoppgavene har lang tidsfrist og personen har stor frihet til selv å styre egne gjøremål. Ofte erstattes slike oppgaver av lettere og mer lystbetont aktivitet.

 

Ca 50-95% av studenter antas å prokrastinere. Prokrastinering medfører stress, dårlig samvittighet, dårligere prestasjon og minsket produktivitet.

 

Noen mener at de jobber best under stress, og bruker dermed utsettelse bevisst for å øke motivasjonen og få et «kick» av likevel å klare fristen. Dette omtales som aktiv prokrastinering. Forskning viser at denne strategien kanskje kan fungere for noen ytterst få; for de fleste er strategien et selvbedrag, de blir mer stresset og presterer dårligere ved utsettelse.

 

Ordet prokrastinering er dannet av de latinske ordene pro, som betyr «for», og crastinus, «det som angår morgendagen» (av cras, «i morgen»).

Kilde: Wikipedia

Jeg tar det heller i morgen!

168 er et tall som vi alle må forholde oss til. Det er nemlig antall timer vi alle har tilgjengelig i en uke, og ingen har mer eller mindre. Men hvordan du velger å bruke den tiden er opp til deg.

Jeg kan ikke huske alle gangene jeg har utsatt noe viktig til i morgen. Da har jeg sikkert bedre tid og er i rett modus…

Kjenner du deg igjen? Telefonen til den kunden som du er usikker på utsettes og utsettes. Du tenker at i morgen tidlig skal jeg ringe, så ble morgenen litt travel, tiden går og klokken nærmet seg lunsj, du tenker at jeg skal ikke forstyrre i lunsjen jeg ringer etterpå, etterpå blir til i morgen og i morgen blir til neste dag osv.

Hvor mye tid har du allerede brukt på å tenke på alle de gangene du skulle ha ringt?

Tankespinnet har blitt en tidstyv og vi tillater oss gå i utsettelse fella gang på gang, om det er en case på jobb, en vanskelig samtale eller på privaten.

Hva kan vi gjøre?

Det handler om prioriteringer og tidsstyring.

Hvordan bruke gode verktøy for å prioritere arbeidsoppgaver, er det noe som haster mer enn annet, noe som kan delegeres, planlegges frem i tid eller er det faktisk noen arbeidsoppgaver jeg ikke skal bruke tiden min på?

Det ligger en stor gevinst i å bli bevisst på hvordan du prioriterer og hvordan du bruker tiden din. Ta ett eksempel:

Hvis du jobber med salg og kundeoppfølging, er du da bevisst på hvordan du bruker din dyrebare tid? Bruker du tiden på de riktige kundene? De som gir best avkastning som er de beste ambassadørene eller er det problem kunden som får fokuset ditt?

Ett verktøy vi ofte bruker er BCG-modellen, som ble publisert på 70tallet. Det er et fantastisk verktøy for å sikre at du jobber med de riktig kundene. Har du ikke en kundestrategi anbefales det sterkt og komme igang med det. Det trenger ikke å være så komplisert. Blir det for komplisert vet vi av erfaring at det ofte ikke skjer noen ting. Keep it simple. Det å ha en plan kan hjelpe deg å forhindre prokrastinering.

(BCG-matrisen er et analyseverktøy utviklet av Bruce Henderson fra Boston Consulting Group tidlig på 1970-tallet. Modellen bygger på to faktorer: veksten i markedet og den relative markedsandelen bedriften har i markedet).

Bare få det overstått!

Jeg husker godt en telefonsamtale jeg skulle ta og gruet meg for dette. Denne personen som jeg skulle snakke med hadde fått et tilbud, og jeg skulle følge opp for å få svar.

Jeg hadde utsatt dette et par dager men bestemte meg så for å bare gjøre det, og spurte meg selv, hvor gale kan det bli? Han kan jo bare si nei. Det er skikkelig kjipt men ingen dør av det. Det var innstillingen min når jeg nå skulle ringe.

Jeg hadde forberedt meg godt på ulike innvendinger jeg kunne få slik at jeg kunne argumentere på en god måte og følte meg klar. Jeg slår nummeret til vedkommende, som svarer på andre ring, og jeg legger frem budskapet mitt. Personen i andre enden sier kun dette: «Ja men da gjør vi det slik».

Jeg fikk ikke bruk for alle mine innvendinger og argumenter! Jeg hadde gruet meg for ingenting og brukt mye tid og energi på å prokrastinere, verdifull tid som jeg kunne brukt på noe annet kjekt og verdiskapende.

Denne historien minner jeg meg selv ofte på når jeg gruer meg for noe, ofte går det bra. Budskapet mitt er at det handler om å prioritere å bare gjøre det, rydd det vekk fra «to do»-listen din og bli ferdig.

Da får du bedre tid og mer fokus på å gjøre lystbetonte oppgaver og ikke plage seg selv med å grue seg og utsette.

Jeg vil gjerne utfordre deg til å bli bevisst dine interne og eksterne tidstyver.