Hvordan kan vi på en god måte jobbe med forventningsavklaringer?

15. oktober 2020 | Blogg

Synonymer til «forventninger»: antagelser, håp, gjetninger, forhåpninger. Tenk om du kan sitte med fasiten på hva som forventes.

EWY MYRHAUGEN er Senior Rådgiver innen Ledelse, Organisasjon og Coaching i Evan-Jones ®

Hva mener jeg med det?

Vi som er rådgivere i Evan-Jones har gleden av å jobbe med svært mange ulike bedrifter. Ulike på så mange måter. Med tanke på omsetning, bunnlinje, endringsvillighet, kultur, struktur og organisering for å nevne noe. Det vi ser helt tydelig, er at der kulturen gir rom for de gode diskusjonene, der ulike argumenter får komme fram i prosessene og der man er lojal når beslutningen er tatt, der har man et forsprang. Forventningsavklaringer som et ledd i å utvikle denne kulturen, er et svært kraftig verktøy!

Vi vet at en tydelig rolle- og oppgaveforståelse er avgjørende for å nå felles mål, og forventningsavklaringer er et viktig element i denne forståelsen. Når hver enkelt medarbeider har innsikt i, og forståelse for, det store bildet, er det blant annet lettere å akseptere prioriteringer som ikke alltid samsvarer med egne ønsker, eller avgjørelser som tar lenger til enn man hadde sett for seg.  

​Når vi kommuniserer med hverandre, blir all informasjonen vi mottar filtrert gjennom hver enkelt sitt personlige «filter». Dette betyr at du, basert på din personlighet, dine erfaringer, overbevisninger og verdier, systematiser informasjonen du mottar, generaliserer og utelater slik at det passer med din versjon av virkeligheten. Denne kunnskapen trenger en leder å inneha! Lederen skal ha innsikt i, og respekt for, at medarbeiderne responderer med bakgrunn i sitt «filter».

I synonymordboken står det blant annet følgende forslag når man søker på «forventninger»:

Antagelser, håp, gjetninger, forhåpninger.. Tenk deg så nyttig det er når man i stedet for antagelser og gjetninger, faktisk kan sitte med fasiten på hva som forventes.

Hvordan kan vi på en god måte jobbe med forventningsavklaringer?

  •  Det baseres på flere element:Tillit mellom partene. For å skape tillit kreves bla en viss forutsigbarhet. Forutsigbarhet, enten det er i relasjonen mellom leder og medarbeider, i våre lederprogram eller på «privaten», bygger tillit. Ta det med deg videre i ditt lederskap.

Les gjerne mer om tillit i lederskapet i bloggen min: Hva er det med tillit som er så viktig i lederskapet?

  • Definer rammene. Forklar grunnen til at du som leder ønsker å avklare forventinger, og vær tydelig på at dette er en dialog der også du som leder forventer å få forventinger til deg og ditt lederskap
  • Et godt spørsmål kan være: Hva tenker du at jeg forventer av deg? Det å tørre å la medarbeideren bli med å definere forventningene de skal leve opp til i ditt team, og innen den kulturen dere skaper, er en nyttig prosess. Av mange grunner, og bla for å skape forpliktelse og eierskap til målene dere jobber mot. Dette gir en god anledning til selvrefleksjon og selvinnsikt.
  •  En definisjon på et godt team: Er at man «har felles mål, og er gjensidig avhengige av hverandre». Prat om hvordan dere er gjensidig avhengige av hverandre. Dette er en spennende øvelse, som er minst like aktuell for «gamle» team, som for de som jobber sammen for første gang.
  •  Forventningsavklaringer kan avdekke motstand. Når vi ikke får teamet til å gå full fart forover, med samme mål og i samme retning, hvor er det motstanden mot endringene ligger? Hva er det vi som ledere har oversett i vår iver etter tempo og måloppnåelse? Forventningsavklaringer er svært nyttig som grunnlag for å jobbe videre mot felles mål, med deadline, forpliktelse og ansvarliggjøring.

 

Når vi i Evan-Jones jobber med våre kunder, er forventningsavklaringer helt essensielt for at vi skal levere det kunden ønsker.

Vi trenger innsikt i bedriftens mål, strategier, kultur, verdier og visjoner. Kun på den måten kan vi leve opp til vår visjon; Cocreate success. Vi trenger å vite noe om hva bestilleren forventer selvsagt, men ofte vil det være vel så nyttig å vite mye om hva deltakerne forventer. De kan ha ganske annerledes forventinger til et utviklingsprogram for salgsledere enn det som er bestillingen, hvis deltakerne for eksempel har deltatt på kurs i salgsteknikker på 90-tallet, og tror de skal bli utsatt for rollespill og mingleøvelser. Forventningsavklaringer sørger for at det ikke er avstand mellom det som forventes, og det som leveres. Det skaper trygghet og ro i treningen.

Vi kan ofte høre utsagn som: de inne og de ute, oss på salg og de i produksjonen, de i ledelsen og oss arbeidere osv. Tenk så nyttig å bruke tid på å avklare forventninger, og med stor sannsynlighet oppdage at «oss og de-tankegangen» ikke er hensiktsmessig annet enn til å skape avstand.

Nylig hadde vi gleden av å jobbe med et konsern der det ble satt av to hele dager til nettopp å jobbe med forventningsavklaringer. Et modig valg av ledergruppen. De jobbet med å avklare forventninger til hverandre, til ulike fag – og ansvarsområder, men var også svært interessert i å avklare forventinger til dem som ledergruppe, fra de som blir ledet.

 

Noen av spørsmålene som ble stilt var blant annet:

  • Hva tenker dere er de viktigste elementene som må avklares for å få samarbeidet og kommunikasjonen til å flyte enda bedre?
  • Hvilken informasjon trenger dere for å vite nok om framdrift og prioriteringer?
  • Hvordan kan ledergruppen på best mulig måte støtte opp om dette arbeidet?

Videre jobbet de med konkrete oppgaver der de prioriterte og rangerte de viktigste forventningene til hverandre, og dette følges opp en handlingsplaner, deadlines og forpliktelse til å nå mål og gjennomføre endringer.

En øvelse og prosess som gir innsikt og energi, samt respekt for ulike ståsted – og som bygger teamet og kulturen. Svært spennende, og svært nyttig.

Vi hjelper gjerne med lignende prosesser hos dere. Ta kontakt for en personlig, og uforpliktende drøs rundt ditt team, ditt lederskap og dine forventinger.

Anbefaler boken «Er du en leder» av John Evan-Jones – som sier mye om utvikling av eget lederskap, og om hvordan man kan bli bedre kjent med sine medarbeidere, bla basert på DISA – som er vårt system for å vite mer om de ulike persontypene. Den kan du lese om og bestille her.

Fra synsing til fakta!

  EN COVID-19 STATUSRAPPORT - HVORFOR STATUSRAPPORT NÅ?  Situasjonen rundt COVID-19 har medført nye utfordringer og endrede forutsetninger for mange virksomheter og arbeidstakere. Mange ledere og medarbeidere møter nye krav og utfordringer i en...

les mer
Ewy Myrhaugen

Ewy Myrhaugen

Teamleder og rådgiver