Tydelig kommunikasjon – en av nøklene til suksess i næringslivet

Kommunikasjon er et av de temaene som interesserer meg aller mest, og som jeg har bred erfaring fra gjennom mine mange år innen luftfart. Flere års forhandlingserfaring, ved å være representert i forhandlingsutvalget i en fagforening, gjør at jeg har forstått viktigheten av å uttrykke seg presist.

Jeg startet som flyvertinne, gikk veien videre til kabinsjef, teamleder og instruktør.  I flere år hadde jeg det overordnede ansvaret for kabinpersonalet i et skandinavisk flyselskap. I denne bransjen har jeg lært at hvis vi kan øke fokuset vårt på måten vi uttrykker oss på, er det mye å hente for mange.

Klare og presise rutiner

Tydelig kommunikasjon er et utrolig viktig tema som er relevant i alle bransjer. Som en erfaren representant innen skandinaviske flyselskaper, har jeg fått førstehåndserfaring med hvor essensielt det er å ha klare og presise kommunikasjonsrutiner for å sikre trygghet og effektivitet. Både innen operasjonell drift og administrasjon, er tydelig kommunikasjon et av de sentrale fokusområdene.

I luftfart gjennomføres det jevnlig opplæring, trening og forbedring av kommunikasjonsferdighetene til de ansatte.

La meg ta dere tilbake til en tragisk hendelse på Tenerife i mars 1977. To Boeing 747-fly kolliderte og 583 passasjerer mistet livet. En av årsakene til denne katastrofen var svikt i kommunikasjonen mellom pilotene. Denne hendelsen førte til at NASA utviklet et treningsprogram, «Resource Management for Flight Deck» som senere ble utvidet til å omfatte både cockpit- og kabinpersonell.

Dette programmet, som nå er en lovpålagt del av treningen innen global luftfart, fokuserer på viktigheten av klar og presis kommunikasjon i krisesituasjoner.

Unngå unødvendige ord

Tydelig kommunikasjon er ikke bare avgjørende i flyindustrien; det spiller også en avgjørende rolle i næringslivet. Utydelig ledelse kan føre til forvirring, frustrasjon og konflikter blant ansatte. Mange ganger har jeg opplevd situasjoner der oppgaver ikke ble utført som forventet, selv om jeg har vært «tydelig». Hvorfor?  

Ved nærmere ettertanke innså jeg at jeg kanskje hadde gitt for generelle instruksjoner uten å dele hele konteksten. For å sikre nøyaktig utførelse av oppgaver, er det avgjørende å være så spesifikk som mulig, kutte ut unødvendige ord og tenke som om personen utfører oppgaven for første gang. Skal man beskrive for eksempel et bord, så bruk gjerne meter og centimeter. Unngå ord som lite, lavt, høyt og stort. Disse ordene er basert på egen erfaring, og gir ingen felles preferanseramme.

Når vi skal formidle informasjon, er det viktig å huske at vi er alle forskjellige med ulike sanser og oppfatninger. Derfor bør vi unngå ord og uttrykk som kan tolkes forskjellig av ulike individer. Å redusere antall fyllord er en effektiv måte å sørge for at budskapet kommer tydelig frem. Direkte og klar kommunikasjon kan føles både ubehagelig og ukomfortabelt for noen. Det ligger lettere for enkelte persontyper å være direkte, men noen ganger er det helt nødvendig for å sikre klarhet og presisjon. Tydelig tale behøver ikke være ufølsom eller støtende; det kan formidles med klarhet og en spiseskje empati.  

De viktige samtalene

En undersøkelse utført av Nordisk Kommunikasjon viser at 7 av 10 medarbeidere fremdeles foretrekker muntlig kommunikasjon, spesielt når det gjelder viktige saker relatert til endringer i jobbhverdagen. I dag har vi tilgang til en rekke skriftlige digitale portaler. Dette er uvurderlige verktøy som er helt nødvendig for store organisasjoner som skal ha viktig informasjon ut til mange på kort tid.   Muligheten for å kombinere det skriftlige med en muntlig oppfølging, kan gi bedre resultat. Den muntlige samtalen gir oss den unike muligheten til å oppfatte reaksjoner underveis, derfor kan vi tilpasse og avdekke eventuelle misforståelser. Medarbeidere føler seg mer engasjerte og ansvarlige, når de blir sett og hørt av sine ledere. Å ta seg tid til en viktig samtale med en medarbeider er en anerkjennelse i seg selv.

Communicare (lat.): «Å gjøre felles»

Viktig faktor for å lykkes som leder

For å sikre effektiv kommunikasjon, er det viktig at begge parter er aktive deltakere i samtalen. Mange tenker ofte at det er nok å ha en sender og en mottaker, så er kommunikasjon på plass. Men effektiv kommunikasjon oppstår først ved en forståelse av budskapet.

Det å gjøre budskapet forståelig for mottaker, krever samarbeid. Selv om språk, kultur og personlighetstyper kan skape utfordringer, kan vi oppnå felles forståelse ved å forklare perspektiver fra vår egen oppfatning. Sikret forståelse oppnås ved å stille spørsmål underveis. Lytting er en stor del av effektiv kommunikasjon, og det er noe de fleste av oss kan bli bedre på! Det å lytte, være genuint interessert i den man snakker med, er av de viktigste faktorene for å lykkes som leder. (Jan Spurkeland, Relasjonsledelse)

‍

Fire tips for tydelig kommunikasjon

For å oppsummere, her er noen konkrete tips basert på erfaring fra luftfarten for å sikre tydelig kommunikasjon:

– Vær klar og enkel i språket.

– Vær kortfattet og konsis i budskapet. (Ha kunnskap, vær forberedt)

– Sørg for at budskapet blir forstått ved å stille åpne spørsmål underveis.

– Gjenta viktig informasjon for å bekrefte forståelse.

Det å utvikle klare kommunikasjonsferdigheter er en kontinuerlig prosess.  Med praksis, trening og utfordring av oss selv, vil vi oppnå suksess.  Det er en årsak til at flypersonell blir drillet i dette jevnlig, man blir aldri utlært.  

Så la oss alle arbeide mot å bli bedre til å kommunisere, og la oss gjøre kommunikasjonen felles!

Takk for at du tok deg tid til å lese blogginnlegget vårt. Vi ønsker deg lykke til med å oppnå klar og effektiv kommunikasjon i din organisasjon!

‍